Forretningsorden
Kontakt til lokalrådet:
§1. Kontakten til lokalrådet foregår elektronisk via kontaktadressen kontakt@esbjergmidt.dk
§2. Møder:
- Dagsorden
- Mødeledelse
- Referat (hvor gemmes, hvor meddeles)
§3. Regnskab:
- Status ved lokalrådsmøder
- Aflæggelse af årsregnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret (godkendelse og underskrift af lokalrådet). Fremlægges i lokalrådet og formanden underskriver.
§4. Indkaldelse til generalforsamling:
Indkaldelse til ordinær generalforsamling meddeles min. på lokalrådets hjemmeside til afholdelse inden udgangen af april måned jfr. vedtægterne senest 14 dage før afholdelsen.
Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være lokalrådet i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen kl.12.00. Materialet sendes til lokalrådet elektronisk.
Forslag til kandidater til valg på generalforsamlingen skal være lokalrådet i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen kl. 12.00 incl. dokumentation for valgbarhed. Materialet sendes til lokalrådet elektronisk.
Tilmelding til deltagelse i generalforsamlingen incl. dokumentation for stemmeret skal være lokalrådet i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen kl. 12.00. Materialet sendes til lokalrådet elektronisk.
Endelig dagsorden meddeles på lokalrådets hjemmeside senest 3 dage før afholdelsen af generalforsamlingen.
Dagsorden:
Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Formandens beretning
- Fremlæggelse af regnskab
- Indkomne forslag
- Valg til lokalrådet – 7 medlemmer vælges for en periode på 2 år, heraf 4 i lige år og 3 i ulige år
- Valg af suppleanter – 2 suppleanter vælges for 2 år, heraf 1 i lige år og 1 i ulige år
- Valg af revisor
- Eventuelt
Formanden og evt. andre lokalrådsmedlemmer aflægger beretning. Efter en spørgerunde tages beretningen til efterretning.
Det reviderede årsregnskab forelægges lokalrådet til godkendelse i februar måned.
Kassereren fremlægger det reviderede og godkendte regnskab på generalforsamlingen. Generalforsamlingen godkender regnskabet.
Alene personer, der er valgbare til lokalrådet er stemmeberettigede. Der kan alene stemmes ved personligt fremmøde. Ved indgangen til lokalet til generalforsamlingen fremvises dokumentation for stemmeret.
En ekstraordinær generalforsamling indkaldes såfremt et flertal af lokalrådet ønsker det.
§5. Valgbarhed til lokalrådet:
Valgbarhed jfr. vedtægterne. Personer med interesse for at opstille sig til valget til lokalrådet skal senest 8 dage før generalforsamlingen kl. 12.00 dokumentere valgbarheden. Det drejer sig om
Navn
Adresse
Fødselsdato
Tlf. nr. og e-mailadresse
Dokumenteret arbejdstilknytning til lokalområdet for personer bosiddende udenfor dækningsområdet og foreningstilhørsforhold ved opstilling til valg. (skema hentes på hjemmesiden: Tilmelding til Generalforsamling i Lokalrådet Esbjerg Midt).
De relevante data sendes elektronisk til lokalrådet. Det er alene den opstillede persons ansvar, at informationerne er korrekte. Misbrug medfører udelukkelse fra lokalrådet uden varsel. Ophører valgbarheden i valgperioden bortfalder medlemskabet i lokalrådet uden varsel. Suppleant indtræder.
§6. Generalforsamlingen er lokalrådets øverste myndighed.
Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerer lokalrådet sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær jfr. vedtægterne. Ansvarlige for hjemmesiden og andre faste opgaver, herunder kontaktperson til Cityforeningen, kontaktperson til Esbjerg kommune og pressekontaktperson udnævnes blandt lokalrådets medlemmer. Konstitueringen meddeles hurtigst muligt Esbjerg kommune tillige med det godkendte og af formanden underskrevne referat og reviderede regnskab.
§7. Lokalrådets arbejde: Formandens -, næstformandens -, kassererens -, sekretærens arbejde/opgaver. Suppleanternes arbejde/opgaver.
§8. Forretningsordenen tilpasses og ændres løbende i henhold til lokalrådets udvikling og behov. Dette i modsætning til vedtægtsændringer, som alene kan foregå på en generalforsamling og med godkendelse af Esbjerg kommune.
§9. Kontingent. Lokalrådet er kontingentfri.